 | |
Privacy Verklaring voor sollicitanten: wat doet Royal Smilde met de persoonsgegevens van sollicitanten?
Onder “Royal Smilde” wordt in het kader van deze privacy verklaring voor sollicitanten verstaan: Koninklijke Smilde B.V., gevestigd te Heerenveen (De Kuinder 9, 8444 DC) en geregistreerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 01049274, Smilde Bakery B.V., gevestigd te Edam (Hamerstraat 12, 1135 GA) en geregistreerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 36007256, Smilde Foods B.V. gevestigd te Heerenveen (De Kuinder 9, 8444 DC) en geregistreerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 01042319, Smilde Natura B.V., gevestigd te Heerenveen (Industrieweg 11 8444 AS) en geregistreerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 52392775 en The Tapas Factory B.V. , gevestigd te Rotterdam (Veilingweg 40 3034 KB) en geregistreerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 59094826. Royal Smilde is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacy verklaring voor sollicitanten.
Deze privacyverklaring is bedoeld om sollicitanten te informeren over de wijze waarop Royal Smilde de gegevens van sollicitanten verzamelt en verwerkt en is van toepassing op alle werving- en selectieprocedures bij Royal Smilde.
Wanneer u solliciteert via de website (https://werkenbijroyalsmilde.com ), per brief en/of per e-mail, verzamelen wij uw persoonsgegevens. Voor de privacy verklaring van Royal Smilde voor websitebezoekers, klanten en andere relaties, verwijzen wij u naar deze verklaring. Royal Smilde houdt zich daarbij aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“AVG”). Wij verwerken de gegevens die u zelf aan ons verstrekt, maar wij kunnen – als dat noodzakelijk is voor de betreffende functie- ook bepaalde screenings doen (zoals screening van uw openbare social media-profielen). Het doel van al deze verwerkingen is het kunnen werven van goed gekwalificeerd personeel voor Royal Smilde. De verstrekking van de persoonsgegevens is verplicht als u wilt dat wij uw sollicitatie in behandeling nemen. Zonder deze gegevens kunnen wij uw sollicitatie niet in behandeling nemen.
Welke gegevens verwerkt Royal Smilde van sollicitanten?
Wij gebruiken de volgende persoonsgegevens van sollicitanten. De meeste daarvan verstrekt u zelf aan ons:
· Contactinformatie (zoals naam, adres, telefoonnummers, e-mailadressen);
· Persoonlijke informatie (zoals geboortedatum, geboorteplaats, nationaliteit);
· Gegevens over uw opleiding (zoals diploma`s, cijferlijsten, opleidingsniveau);
· Sollicitatiebrief, CV (arbeidsgeschiedenis), aanbevelingsbrieven, referenties;
· Gegevens uit screening van zakelijke en/of persoonlijke online profielen (bijv. LinkedIn, Facebook, Twitter);
· Foto`s.
Waarom verwerken wij uw gegevens?
· Werving en selectie;
· Het doorgeven van informatie aan de betreffende sollicitant over andere vacatures waarvoor de sollicitant in aanmerking zou kunnen komen;
· De beoordeling van de geschiktheid van de sollicitant voor een functie die vrij komt of kan komen;
· Interne controle en bedrijfsbeveiliging.
Waarom mogen wij uw persoonsgegevens gebruiken?
Het gebruik van uw persoonsgegevens is noodzakelijk voor het behartigen van het gerechtvaardigd belang van Royal Smilde. Dat gerechtvaardigd belang is het belang van Royal Smilde om zo goed mogelijk personeel te werven en daarbij goed personeelsbeleid te kunnen voeren. In uitzonderingsgevallen mogen wij uw gegevens verwerken om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op ons rust, bijvoorbeeld als wij gegevens op verzoek van bevoegde autoriteiten verstrekken. In sommige gevallen mogen wij uw gegevens alleen verwerken als u daarvoor toestemming hebt gegeven. Dat doen wij alleen als u die toestemming in vrije wil heeft gegeven. U kunt die toestemming op ieder moment weer intrekken.
Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?
Royal Smilde bewaart deze gegevens tot maximaal 4 weken na afloop van het sollicitatieproces, tenzij u instemt om de gegevens langer te laten bewaren. In dat geval zal Royal Smilde uw gegevens maximaal één jaar bewaren voor het geval er binnen dat jaar een geschikte functie beschikbaar komt.
Uitzondering hierop vorm de situatie waarin op grond van een wettelijke regeling uw gegevens langer bewaard moeten worden of als langer bewaren echt nodig is voor het uitvoeren van onze activiteiten. Nadat de periode waarin de gegevens van de sollicitant worden bewaard is verstreken, worden deze volledig uit het systeem van Royal Smilde verwijderd. Indien de sollicitant wenst dat de gegevens eerder worden verwijderd, dan dient er een bericht te worden verstuurd aan recruiter@royalsmilde.com.
Wie hebben er toegang tot mijn gegevens?
Alleen medewerkers van Royal Smilde die uw persoonsgegevens nodig hebben om hun werkzaamheden uit te voeren, hebben rechtstreekse toegang tot uw gegevens in de systemen van Royal Smilde (zoals HR-medewerkers en medewerkers die betrokken zijn bij de selectieprocedure).
Wij verstrekken uw persoonsgegevens alleen aan derden als dat bijvoorbeeld nodig is in verband met het uitvoeren van een assessment of een screening.
Royal Smilde heeft met alle partijen aan wie zij uw persoonsgegevens verstrekt, afspraken gemaakt zodat er voldoende waarborgen zijn voor de zorgvuldige verwerking van uw persoonsgegevens, in overeenstemming met de wet en het interne privacybeleid van Royal Smilde en deze privacy verklaring voor sollicitanten.
Als wij derden ook toegang geven tot uw gegevens, doen wij dat alleen als wij zeker weten dat die derde de gegevens alleen gebruikt op een manier en voor een doel dat verwant is aan het doel waarvoor de gegevens hebben verkregen, en alleen in overeenstemming met deze privacy verklaring voor sollicitanten. Verder gelden er altijd de op grond van de wet vereiste geheimhoudingsverplichtingen en beveiligingsmaatregelen om te voorkomen dat uw persoonsgegevens zomaar bekend worden bij andere partijen.
In sommige gevallen moeten wij op grond van een wettelijke verplichting ook gegevens verstrekken aan derden, zoals justitie. Daarbij kijken wij altijd hoe wij uw recht op privacy zoveel mogelijk kunnen respecteren.
Als Royal Smilde uw persoonsgegevens doorgeeft naar landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER), bijvoorbeeld omdat een datacenter of onze leverancier daar is gevestigd, doen wij dit alleen onder de voorwaarden die de privacywetgeving daaraan stelt. Dit houdt in dat Royal Smilde zich inspant om zich ervan te verzekeren dat er een adequaat niveau van bescherming bestaat en zorgen wij voor de nodige contractuele, technische en organisatorische waarborgen).
Voor meer informatie over deze leverancier kunt u contact met ons opnemen via: info@royalsmilde.com.
Hoe beveiligen wij uw persoonsgegevens?
Royal Smilde neemt alle redelijke, passende beveiligingsmaatregelen om sollicitanten te beschermen tegen onrechtmatige toegang of wijziging, openbaarmaking of vernietiging van persoonsgegevens. Wij voldoen daarbij aan de geldende beveiligingsstandaarden.
Als er ondanks de beveiligingsmaatregelen, toch sprake is van een beveiligingsincident dat waarschijnlijk nadelige gevolgen heeft voor uw privacy, zal Royal Smilde u zo snel mogelijk informeren over het incident. Royal Smilde informeert u dan ook over de maatregelen die wij hebben genomen om de gevolgen te beperken en herhaling in de toekomst te voorkomen.
Welke rechten heeft u met betrekking tot het gebruik van uw persoonsgegevens en hoe kunt u deze rechten uitoefenen?
U heeft de volgende rechten ten aanzien van de verwerking van uw persoonsgegevens:
· U kunt verzoeken om informatie en inzage in de persoonsgegevens die wij van u verwerken. Dit houdt in dat u kunt opvragen welke persoonsgegevens er van u zijn geregistreerd en voor welke doeleinden die persoonsgegevens worden gebruikt;
· U kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens, bijvoorbeeld als u van mening bent dat het gebruik van uw persoonsgegevens niet noodzakelijk is voor de uitvoering van onze activiteiten of het voldoen aan een wettelijke verplichting;
· Als uw persoonsgegevens wijzigen, dan kunt u deze persoonsgegevens laten corrigeren. U kunt ons ook vragen om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken, ook voor de termijn die wij nodig hebben om uw verzoeken of bezwaren te beoordelen;
· U kunt ons ook vragen om uw persoonsgegevens te verwijderen uit onze systemen;
· U kunt ons ook vragen om te zorgen dat uw persoonsgegevens aan een andere partij worden overgedragen op basis van artikel 13 lid 2 sub b AVG;
· U kunt uw toestemming intrekken. De persoonsgegevens worden dan niet meer gebruikt voor dit doeleinde. Let wel, u trekt uw toestemming niet terug voor eerder verwerkte persoonsgegevens op basis van uw toestemming.
Verzoeken en andere berichten ter zake van de uitoefening van voornoemde rechten kunnen schriftelijk worden ingediend via de contactgegevens onderaan deze pagina. Wij vragen u om uw verzoek te motiveren en kunnen u vragen om u te identificeren. U ontvangt in beginsel binnen één maand na ontvangst van uw verzoek een reactie. Wij zullen aan uw verzoek voldoen, tenzij wij een dwingend, gerechtvaardigd belang hebben om de persoonsgegevens niet te verwijderen, dat zwaarder weegt dan uw privacybelang ofwel wanneer het voldoen aan uw verzoek niet wettelijk verplicht is en wij de overeenkomst met u dan niet meer zouden kunnen uitvoeren. Als wij de persoonsgegevens hebben verwijderd, kunnen wij om technische redenen niet alle kopieën van de persoonsgegevens onmiddellijk uit onze systemen en back-upsystemen verwijderen. Wij kunnen voorts weigeren te voldoen aan de hiervoor genoemde verzoeken als deze onredelijk vaak worden gedaan, onredelijk zware technische inspanningen vergen of onredelijk zware technische gevolgen hebben voor onze systemen of de privacy van anderen in gevaar brengt.
Indien Royal Smilde heeft voldaan aan een verzoek om persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen of te verwijderen, zullen wij ook derden aan wie deze persoonsgegevens zijn verstrekt, mededeling doen van de aangebrachte wijzigingen.
Voor vragen kunt u contact opnemen met de afdeling HR via: HRM@smildefoods.nl
Indien u niet tevreden bent over de wijze waarop wij met uw verzoek of bezwaar zijn omgegaan of anderszins over de verwerking van uw persoonsgegevens door Royal Smilde, kunt u ook een klacht over het gebruik van uw persoonsgegevens indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.